Betriebskostenabrechnung für 2016 – halten Sie die gesetzlichen Fristen ein!

Nach Ablauf der Verjährungsfrist von Betriebskostennachforderungen dürfen Kautionen nicht für Nachzahlungen verwendet werden. Dies entschied der Bundesgerichtshof in einem aktuellen Urteil.

Im vorliegenden Fall (BGH, Urteil v. 20.7.2016, VIII ZR 263/14) verweigerte ein Vermieter die Rückzahlung der zu Beginn des Mietverhältnisses in Form eines Sparbuches bereitgestellten Mietsicherheit beim Auszug des Mieters mit dem Verweis auf ausstehende Nachzahlungen aus älteren Betriebskostenabrechnungen.

Der Bundesgerichtshof entschied den Streit zugunsten des Mieters. Für die Nebenkostenabrechnung gilt nach § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) eine Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese war bereits überschritten und die Nachforderungen damit hinfällig. Somit darf auch die Kaution nicht zum Ausgleich von Nachzahlungen verwendet werden. Der Vermieter musste das Sparbuch freigeben. Wichtig bei der alljährlichen Erstellung der Betriebskostenabrechnung ist also nicht nur, dass die Rechnung inhaltlich korrekt und nach den allgemeinen Anforderungen von § 259 BGB formell ordnungsgemäß ist, sondern auch, dass die Fristen eingehalten werden, die in § 556 BGB festgelegt sind.

Eine Verjährung der Forderung kann gemäß § 203 BGB gehemmt werden, wenn der Mieter während der Verjährungsfrist Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung einlegt und die Verhandlungen und Überprüfungen der Abrechnung noch andauern.

Eine weitere „Deadline“, die der Vermieter unbedingt einhalten sollte, ist die Abrechnungsfrist. Rechnen Sie von Januar bis Dezember ab, muss ihre Abrechnung über die Betriebskosten von 2016 ihren Mieter spätestens bis 31. Dezember 2017 vorliegen. Ist dies nicht der Fall, wird die Nebenkostenabrechnung unwirksam, Nachforderungen an den Mieter sind dann ausgeschlossen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Daher ist es auch nicht ratsam, auf den letzten Drücker abzurechnen: Falls Ihnen ein Fehler unterläuft und sie ihre Abrechnung korrigieren müssen, greift die Ausschlussfrist und sie laufen Gefahr, Geld zu verlieren.

Eine Verspätung der WEG-Abrechnung verlängert die Frist für die Betriebskos- tenabrechnung nicht: In einem Urteil vom 25.1.2017 (VIII ZR 249/15) entschied der Bundesgerichtshof, dass Vermieter einer Eigentumswohnung die Betriebskosten grundsätzlich auch dann innerhalb der Jahresfrist abrechnen müssen, wenn der Beschluss der Wohnungseigentümer über die Jahresabrechnung noch nicht vorliegt.